Modelo de carta de presentación de una empresa de servicios a otra empresa
Cuando una empresa quiere adquirir clientes, sea grande o pequeña, tiene que causar la mejor primera impresión. En este sentido, si deseas alcanzar el más alto convencimiento, tienes que aprender cómo escribir una carta de presentación de servicios.
Es un documento que tienes que redactar con la máxima precisión posible, porque de él dependen en gran medida los posibles ingresos de una compañía. Por esta razón, analizaremos todo lo que debes saber para crear una carta de primera categoría.
¿Qué es una carta de presentación servicios para empresa?
Tal como puedes realizar una carta de presentación para buscar un empleo, también existe la posibilidad de hacerlo para una empresa. La excepción es que no te van a contratar para un puesto en una compañía, sino que tu propio negocio será el que ofrezca los productos, artículos o servicios.
Prácticamente se trata de la oferta comercial que puedes aportar a los demás, independientemente de cuál sea tu negocio. Aplica para servicios profesionales, de limpieza, jurídicos, contables, inmobiliarios, entre otros. De la misma manera, si tienes un catálogo de productos para vender, también puedes presentarlos a través de una carta.
¿Cómo redactar una carta de presentación para ofrecer un servicio?
La estructura de la carta es muy parecida a la de cualquier modelo de presentación comercial, pero con algunos matices dignos de análisis. Son varios elementos que te permitirán hacer una carta mucho más efectiva y que surta los mejores efectos.
Ten en cuenta lo siguiente:
Retén la atención del lector
Lo primero en lo que tienes que pensar en una presentación de servicios es captar la atención del lector, que es un cliente potencial. Y no sólo eso, sino que debes mantener esa atención a lo largo de todo el documento, y si es posible intensificarla, mucho mejor.
Todo esto te va a ayudar a que el lector se sienta mucho más atraído a lo que tiene que ofrecer tu compañía. Es probable que sea la primera vez que está leyendo sobre los productos y servicios de tu negocio, lo que en principio puede causar algo de desconfianza.
No obstante, si logras retener su atención, le ofreces datos de calidad y otros elementos que veremos a continuación, tendrás muchas más posibilidades de éxito.
Ventajas de tu empresa
Ya sea que seas el dueño de la compañía o un encargado para realizar negocios, sí o sí debes exponer cuál es el rasgo distintivo de tu empresa. Narra todo de forma clara, concisa y objetiva, mostrando las ventajas que puedes aportar, ya sea por un producto de calidad, mejoría de los servicios actuales o una optimización en precios y producción.
La idea es que destaques frente a la competencia, porque ten presente que no serás el único que realice una presentación. A las oficinas de tus potenciales clientes llegarán cientos de cartas de solicitud de colaboración comercial, así que debes estar un paso por delante.
Habla sobre los potenciales clientes
Generalmente, cuando una empresa realiza una carta de presentación de servicios, es porque esos servicios serán ofrecidos a otra compañía, es decir, de forma mayorista, y no retail. Esto significa que sus potenciales clientes también deben tener un listado con otros potenciales clientes.
Al igual que tú, ellos quieren ganar dinero, así que sí les das a conocer un método, servicio o colaboración que les funcione a gran escala, tendrás todas las de ganar. Evidentemente, esto aplica para todo tipo de producto y servicio.
Extensión de presentación de empresa de servicios
Este es uno de los aspectos más importantes, y en sí no hay una respuesta totalmente específica, porque todo depende de la situación. La carta no puede ser demasiado larga, ni tampoco demasiado corta, como sería una carta de solicitud.
Trata de escribir con una longitud media, procurando no sobrepasar una hoja tamaño carta. Se puede considerar que esta es la medida estándar para que puedas plasmar en papel todo lo que te haga falta, pero sin saturar el documento de información.
Lo que de verdad es relevante es que todos los conceptos y ventajas comerciales queden claros, porque es lo que le dará vida a la carta.
No olvides la sección Quiénes Somos
A menos que tu empresa sea sumamente conocida en el sector, te recordamos que es poco posible que tus potenciales clientes sepan de qué va el negocio. Así que una vez que detalles todas las ventajas y características de tus productos y servicios, ha llegado la hora de narrar la identidad de la empresa.
Si el lector ha llegado hasta esta sección es porque de verdad está interesado en lo que ofreces, y de ser así, también querrá saber más sobre tu empresa, así que no lo dejes con las fugas. Explica de forma resumida la evolución profesional del negocio, el año de comienzo, cuál es el sector específico al que se dedica, entre otros.
Siempre hay que transmitir profesionalidad, buen gusto y seriedad, sin importar que tu empresa sea joven.
Usa la presentación visual
No es algo obligatorio, en realidad depende del tipo de servicio o producto que vayas a detallar en la carta. Pero si los recursos gráficos son un excelente complemento, no dudes en añadirlos como elementos adicionales en la presentación.
Esto le dará un mejor acabado a la carta, la empresa se verá más profesional e incluso más llamativa que si solo te limitas al texto.
Consejos adicionales
Más allá de la longitud que tenga la carta, es adecuado que los párrafos sean cortos y que estén bien separados entre sí. Lo mismo aplica para las oraciones, porque las frases demasiado largas cansan la vista. El objetivo es que todo el documento sea fácil de asimilar y digerir.
De la misma manera, utiliza un buen formato, recuerda guardar los márgenes y de ser posible imprime la hoja en una empresa que ofrezca servicios especializados de maquetación. No vayas a llevar una hoja simple impresa en casa, porque no es para nada profesional.
Y si te decides a enviar la carta de manera online, cuida muy bien la presentación de tu correo electrónico, la estructura, la ortografía, el asunto, entre otros. Finalmente, siempre debes poner el logotipo de tu empresa, tanto en el email como en la hoja.
Cómo hacer una carta de servicios de una empresa
Los pasos a seguir y la estructura son exactamente los mismos que los de una carta formal, sólo que adaptados a una empresa. Ten en cuenta que el cliente potencial empezará a leer la carta y tan sólo en pocos segundos decidirá si seguir leyendo el resto o no.
Por consiguiente, tienes que esforzarte por causar una buena primera impresión, y algo que te ayudará a lograrlo es organizar la carta. Por eso veamos las secciones que tienes que poner:
Información de contacto
Es el clásico membrete que se coloca en prácticamente todas las cartas, que lleva la información empresarial y, a veces, personal, en caso de que la presentación la haga una persona en específico. No olvides añadir la dirección fiscal, número telefónico, dirección de correo y otros métodos de contacto.
Esto lo debes hacer tanto para tu empresa como para la empresa receptora de la carta o el encargado del departamento. Y claro, siempre hay que escribir la fecha de envío de la carta.
Saludo
Como en cualquier carta, es una frase corta y cordial que sirve como interludio al cuerpo del texto. Es un poco de mal gusto que sólo pongas datos de contacto y que empieces a detallar todo de una vez. Utiliza una frase corta, de 5 o 6 palabras, con el estilo de “Reciba un cordial saludo, Es un placer saludarle, Gracias de antemano por su atención”, etc.
Introducción
Después de saludar, tienes que introducir la carta, es decir, explicar por qué has enviado el documento y el propósito que tiene. Recuerda que el elector no tiene por qué saber cuál es tu negocio ni el motivo de la carta, así que debes aclararlo todo desde el comienzo.
Tras esto, ya puedes proseguir con lo siguiente.
Cuerpo de la carta
Es con diferencia la parte más importante, porque es donde tienes que usar las palabras correctas para captar el interés del lector. Menciona qué es lo que tienes para ofrecer, ventajas, características y todo lo que te hemos explicado antes.
Llamado a la acción
A pesar de ser una de las zonas más importantes de la carta, es lamentable ver cómo muchos redactores olvidan el llamado a la acción. Como indica su nombre, es una frase que incita al lector a realizar algo, siendo lo que más te interesa una llamada para concertar una entrevista.
Tómate la libertad de invitar al lector a hablar personalmente para debatir mucho mejor las condiciones de la colaboración comercial.
Despedida
Concluye la carta de una manera cordial, agradeciendo la consideración y el tiempo prestado y, de ser así, aclararle al lector que hay otros documentos adjuntos para poder ver un catálogo de servicios, productos, gráficos, etc.
De todos modos, puedes ver nuestro artículo sobre despedida de una carta formal, el cual te dará más información al respecto.
Plantilla de carta de presentación de servicios para descargar
Ahora que ya tienes claros todos los elementos clave para crear una carta de presentación de empresa para ofrecer servicios, es el momento de ponerse a redactar. Para que todo sea mucho más sencillo, no olvides que puedes descargar nuestra plantilla editable, que es completamente personalizable.
