Redactar un documento pulcro y profesional te ayudará a tener mejores resultados con el objetivo que te has trazado al escribir. Por esta razón, debes saber cómo empezar una carta formal de la mejor manera posible y de ese modo causar una excelente primera impresión.
En este artículo explicamos qué es lo que debes hacer para redactar este tipo de documento, te damos varios tips muy prácticos y hasta podrás revisar un ejemplo completo para que te copies de él.
¿Qué es una carta formal?
Una carta formal consiste en un documento redactado con lenguaje profesional, precisamente formal, y que va dirigido a una entidad superior. También se puede redactar para una persona que tenga una gran jerarquía, como un jefe o un funcionario público.
Este tipo de carta es bastante solicitada la hora de realizar trámites y procesos burocráticos. Por ejemplo, es muy común en empresas, bancos y grandes instituciones.
Ejemplo de carta formal copiar y pegar
Antes de explicar qué es lo que debes hacer para redactar tu carta formal, veamos un ejemplo genial que te vendrá de maravilla para obtener numerosas ideas:
“Madrid, 7 de agosto de 2022
Carlos Castro
Director principal de la empresa MadridZantex
Asunto: Invitación a inauguración
Reciba un cordial saludo:
Los trabajadores de MadridZantex queremos invitarlo a usted y a su familia a asistir a la próxima inauguración de la nueva Oficina de Investigación Avanzada. Queremos compartir con usted en este momento tan importante, al igual que enseñarle todos los detalles que harán de esta nueva sección un éxito en su compañía.
Podrá disfrutar del logro de haber alcanzado uno de sus objetivos en tiempo record, ya que esta oficina ahora es una realidad en la empresa. Todo el personal desea que pueda acompañarnos en ese día, ya que usted ha demostrado ser un gran líder y fuente de motivación para todos nosotros.
Una vez que se realice la inauguración, se harán eventos y habrá comida para todos los asistentes.
Lo esperamos con mucho gusto.
Saludos cordiales.
Carlos Alberto Castro
Representante de recursos humanos de MadridZantex”
Como ves, esta es una carta realmente sencilla, pero que cumple con su objetivo. Si la has leído, es probable que hayas captado algunos elementos importantes que hacen de este documento muy práctico. De todos modos, a continuación los analizaremos uno por uno.
Cómo empezar una carta de carácter formal
Existen diferentes maneras de empezar una carta formal, en función de a quien vaya dirigida y del formato escogido. Sea como sea, también hay 5 cosas que tienen que estar presentes sí o sí en tu documento, y son las siguientes:
- Membrete. Aquí debes poner los datos de quien escribe la carta, ya seas tú, otra persona o un grupo. Puedes situar el membrete en el centro o a la izquierda.
- Destinatario. Como en el caso anterior, escribe los datos, pero esta vez de la persona que va a leer la carta. Preferiblemente, se colocan en la parte derecha, un poco por debajo del membrete.
- Fecha. En caso de no incluirla en el membrete, no olvides colocar la fecha junto con la ciudad antes de empezar a redactar el documento como tal.
- Encabezado. Es un pequeño saludo en el que te diriges a la persona con educación y de manera cortés.
- Introducción. Es el inicio del bloque central del documento en el que debes explicar por qué lo has escrito y cuál es el propósito que cumple.
Cómo hacer una carta formal
Una vez tengas listo el membrete y todos los datos obligatorios, ha llegado el momento de plasmar en papel, y nunca mejor dicho, el mensaje que deseas transmitir.
Sigue estas pautas para cada una de las secciones más importantes:
Saludo
Aunque es una frase sumamente corta, en realidad es bastante importante, sobre todo si deseas dejarte ver como una persona cortés y educada. No hace falta que le des muchas vueltas al asunto, pues con una frase simple y clásica es más que suficiente.
Aquí tienes algunas sugerencias:
- Reciba un cordial saludo
- Le saludó desde…
- Es un placer saludarle
- Nos es grato saludarle
Recuerda ser lo más ameno posible y evitar frases exageradas o extremadamente aduladoras, porque casi siempre caen pesadas.
Cuerpo de la plantilla carta formal
No existe una única manera de escribir el cuerpo de la carta, porque todo entra en función del objetivo que tenga dicho documento. De cualquier forma, tienes que utilizar verbos explicativos que dejen claro el motivo de redactar esa carta. Por ejemplo, menciona si deseas informar, expresar, solicitar, comunicar, extender, etc.
No le dediques demasiado tiempo a la introducción. Más bien, ve al grano, siempre de forma respetuosa, y detalla todo lo que te haga falta en la carta. Ten por seguro que la brevedad y la objetividad es algo que agradecerá en gran medida el receptor.
No hay que olvidar que la mayoría de las cartas formales están dirigidas a personas de alta autoridad, así que es poco posible que tengan mucho tiempo para leer.
Despedida en una carta formal
Nuevamente, debe ser breve y cordial, siendo incluso lo más recomendable el uso de frases clásicas, como las siguientes:
- Le agradezco de antemano
- Atentamente
- Sin otro particular
- Cordialmente
- Respetuosamente
- Afectuosamente
- Un saludo cordial
Tal como te hemos aconsejado para el saludo, no utilices palabras demasiado aduladoras, porque podría ser de mal gusto. Por otra parte, es muy apropiado que coloques una firma, ya sea escrita o digital, lo que le confiere mucha mayor seriedad al documento.
Ahora bien, aunque es una práctica bastante común, no es adecuado que agregues una posdata en una carta formal. Este tipo de recurso solamente lo debes usar en cartas que van dirigidas a personas de mucha confianza.
Consejos para redactar una carta formal de primera categoría
Ya tienes las pautas básicas para comenzar a crear este documento desde cero. Aun así, queremos darte varias sugerencias adicionales que harán de la carta no solamente atractiva, sino memorable:
Estructura carta formal
Antes de empezar la carta formal, piensa en cómo la deseas estructurar y divídela en secciones. No es buena idea que comiences a escribir sin tener definido dónde vas a colocar cada una de las palabras y qué sentido deseas transmitir.
De lo contrario, tendrás una carta desordenada y con pocas posibilidades de ser bien recibida.
Sé claro y conciso
La claridad es una de las cosas que más agradecen quienes leen una carta, sobre todo si es formal. Evita todas aquellas palabras o frases que se puedan prestar para malas interpretaciones. Es importante que tu carta tenga un único sentido y que sea concisa a lo largo de todo el texto.
La escritura también juega un papel muy importante, más allá del mensaje. Es obligatorio que la fuente sea fácil de leer, que no utilices formatos complicados ni nada que entorpezca la lectura. Cuanto más sencilla sea la carta, mejores serán sus resultados.
Corrige la carta
Este es uno de los criterios más relevantes, pero muchas veces es pasado por alto. No es un secreto que hay personas que redactan su carta y cuando llegan al punto y final deciden enviarla sin hacer una corrección. Este es el primer error de otra serie de errores que pueden estar presentes en la totalidad del documento.
Si deseas que esta carta cause la mejor intención, hay que corregirla, tanto léxica como gramaticalmente. Algo que te puede ayudar es pedir la ayuda de otra persona para que lea la carta y te indique si le ha quedado claro todo el mensaje, si la lectura se le ha hecho fácil o si considera que hay algo que debas mejorar.
Adecúa la carta
Tienes que adecuar el léxico para cada ocasión. No es lo mismo una invitación a una boda que una carta para buscar trabajo. Dependiendo de la situación, tendrás que utilizar un lenguaje u otro, pero lo importante es que vaya en sintonía con el objetivo de la carta.
Sé preciso
Ser preciso no necesariamente es lo mismo que ser breve, uno de los aspectos que analizamos antes. La precisión se trata de que toda la carta transmita el mismo mensaje y una única idea. Si tratas de hablar sobre varias cosas a la vez en un documento que posiblemente sea corto, no llegarás a ningún lado.
Sé cortés
La cortesía es la esencia de prácticamente toda la carta, porque de lo contrario no sería formal ni sería de buen gusto. Siempre tienes que ser educado y mantener las formas, sobre todo cuando se van a tratar temas delicados, como una queja, una disputa o una reclamación.
Utiliza párrafos cortos
Separa la carta en varios párrafos, que sean cortos, quizás de unas 4 a 6 líneas cada uno, para que la información sea mucho más fácil de digerir y no cause fatiga visual.
Y para finalizar, lo mejor que puedes hacer para redactar una carta formal óptima es descargar una de nuestras plantillas. Las puedes editar desde cero y adecuarlas a lo que más necesites.
