Es verdad que ningún establecimiento es perfecto, pero también es una realidad que hay sitios en los que puedes quedar bastante inconforme con el servicio. En este caso, es posible que te preguntes cómo escribir una carta de reclamación eficaz con la que sea posible llegar a un acuerdo con el local.
Se trata de un documento que debes redactar con mucha precisión y de la manera adecuada para que surta buenos resultados. Por esta razón, te daremos varios consejos prácticos y oportunos para que tengas una carta óptima que te ayude en estos momentos tan complejos.
¿Qué es una carta de reclamación?
En primer lugar, tienes que conocer en qué consiste realmente este documento antes de ponerte a redactarlo. En líneas generales, es un escrito en el que reclamas un mal funcionamiento, un servicio inadecuado o cualquier queja por un incumplimiento. Si sientes que tu dinero ha sido mal pagado, puedes escribir una carta para reclamar.
A su vez, este recurso es muy utilizado en diferentes tipos de establecimientos, independientemente de la índole. De todos modos, las empresas más comunes para las que esta carta es muy solicitada son las siguientes:
- Compañías de seguros
- Proveedores
- Bancos
- Hoteles
- Residencias
También puede aplicar para diferentes campos relacionados con reclamaciones de deudas, pagos realizados o reclamación de daños.
¿Cómo se hace una reclamación por escrito?
Si vas a redactar una carta de reclamación, es indispensable que seas directo y plantees lo más pronto posible cuál es el problema en cuestión. Debes expresar tu malestar, pero no sólo eso, sino también solicitar una pronta solución al problema o por lo menos una compensación de la situación.
Aquí hay que matizar algunos aspectos, porque no es buena idea que seas una persona grosera ni maleducada. A pesar de ello, sí es imprescindible que mantengas tu firmeza y tu seriedad al escribir, pero sin dejarte llevar por sentimientos acalorados. De lo contrario, no vas a conseguir buenos efectos.
Mantén el respeto a lo largo del documento. Para que sea fácil conseguirlo, imagina que estás escribiendo la carta como una tercera persona, y no como quien realmente está involucrado en el caso.
Consejos para de modelo de carta reclamación
Lo primero de todo es intentar llegar a un acuerdo de forma oral. No siempre es necesario que escribas un documento, ya que hay que tener en cuenta que es una carta formal en la que están involucrados aspectos legales. Por consiguiente, lo mejor para ambas partes, y también lo más rápido, es que hagas una reclamación oral.
Habla con el responsable del establecimiento o un encargado. En muchas ocasiones, basta con exponer los motivos y con mucha agradabilidad, el establecimiento te ofrecerá una solución.
El problema radica en que hay circunstancias en que la persona a la que se hace la queja no quiere atender las razones. En los peores casos, hasta actúa de manera negligente, y es allí donde una carta de reclamación es lo más apropiado.
Haz una reclamación escrita
La mejor forma de presentar una reclamación en caso de una negación a la colaboración es a través de un documento escrito. Algo muy importante que debes recordar es que todos los establecimientos están obligados a expedir hojas de reclamación a sus clientes. De hecho, si se niegan a hacerlo están incurriendo en un delito.
Estas hojas las vas a encontrar en restaurantes, hoteles, agencias de viaje, talleres, discotecas, bares, tintorerías y prácticamente cualquier local. Si estás insatisfecho con el servicio, solicita una hoja de reclamación.
Por otro lado, si no hay hojas disponibles, puedes redactarla tú mismo y entregar un par de copias en el establecimiento. Las mismas deben sellarse y entregarse una al encargado, mientras que la otra se queda contigo.
Atención a los documentos
Es muy importante que guardes todos los documentos relacionados con el problema. Esto abarca copias de contrato, recibos, facturas, testimonios, fotografías e incluso los mismos testigos.
Esta información te va a ayudar tanto a hacerte entender con el establecimiento como a salir indemne si se debe acudir a algún proceso judicial. Por supuesto, siempre tienes que usar las copias de los documentos, y no las versiones originales.
Ve a la oficina del consumidor
Si por las buenas no consigues llegar a ningún acuerdo, no dudes en acudir a una oficina de ayuda al consumidor. Allí hay personal preparado para darte el asesoramiento adecuado para dar los siguientes pasos. Es verdad, es una solución un tanto más pesada, pero si el problema lo amerita, adelante.
También hay departamentos propios en cada empresa para este tipo de inconvenientes, sobre todo en compañías de seguros, telefónicas y bancos, porque son empresas que están obligadas a atender las quejas de sus clientes.
¿Cuándo hacer la reclamación?
Lo más acertado es que hagas el reclamo lo más pronto posible. Cuanto más tiempo ocurra desde el inconveniente, menos importancia le dará el local a tu queja, y hasta es probable que decida no hacer nada por haber pasado un tiempo excesivo.
Lo más curioso de todo esto, y por lo que debes tener cuidado, es que la empresa puede establecer límites temporales y plazos de conformidad. Ahora bien, en la mayoría de las veces se desconocen esos términos, así que actúa lo más rápido que puedas.
En el mismo sentido, sí haces la reclamación rápidamente, el servicio que te han ofrecido estará fresco en la memoria y por ello será mucho más sencillo recordar los detalles implícitos.
Descargar modelo carta de reclamación
Para que la reclamación sea todo un éxito, debe estar escrita con una plantilla carta de reclamación primera categoría. Algunas pautas básicas a seguir son las siguientes:
- Elige un formato sobrio y profesional
- Escribe de manera pulcra y sin fallas ortográficas
- Estructura la carta para que sea fácil de leer
Y claro, como hemos dicho antes, hay establecimientos que se pueden negar a darte una carta, o no tienen un formato disponible. De ser así, te invitamos a descargar nuestro modelo de carta de reclamación en Word, el cual puedes personalizar a tu gusto y adecuarlo a tus necesidades lo más pronto posible.
