Más allá del contenido y el objetivo de un documento, tienes que prestar mucha atención a cómo hacer la estructura de una carta formal. Tener una carta bien estructurada es lo que permite causar la mejor impresión y que cada una de las secciones sea fácil de localizar. De esta forma, el receptor podrá digerir mucho mejor la información.
Sin embargo, es posible que no sepas cómo hacer una carta desde cero y que secciones tienes que colocar a lo largo de todo el documento. Por este motivo, hemos preparado un artículo completo en el que explicamos todo lo que hace falta para que la carta formal sea óptima.
¿Qué es una carta formal?
Como indica su nombre, este tipo de carta es redactada utilizando un lenguaje formal, porque en la mayoría de las ocasiones está dirigida a una persona o empresa con jerarquía. En el mismo sentido, en circunstancias ni siquiera se conoce la identidad del destinatario, así que el lenguaje debe ser muy preciso y cuidado para causar una buena impresión.
Las cartas formales se emplean para bancos, empresas, compañías de seguros, restaurantes, entre otros. Incluso, hay quienes usan este modelo para escribir cartas de presentación para la postulación para un empleo.
Partes de una carta formal
Lo primero que debes saber es que estas partes o secciones de una carta son la estructura que se debe seguir para prácticamente cualquier tipo de documento. No importa que sea escrito a mano o en el ordenador, tampoco a quien vaya dirigido. Se trata de una estructura estándar que te permite colocar todo lo que te haga falta para que no olvides ningún detalle.
Membrete
Es una de las secciones más importantes en caso de que la carta sea formal y de carácter privado. De lo contrario, no es tan relevante, pero no lo debes pasar por alto si vas a dirigir el documento a un establecimiento o persona importante. En el membrete debes poner los datos del remitente, ya sea a la izquierda, a la derecha o el centro, en función del formato.
El objetivo de este membrete es responder a la pregunta que de seguro se hará el receptor: quién envía esta carta. Desde el primer momento te estás identificando, así que no olvides escribir tu nombre completo, nombre de la empresa si es una carta comercial, la dirección y datos de comunicación, como correo electrónico o número telefónico.
Destinatario
Puedes pensar que no es necesario incluir el nombre del destinatario en la carta, porque igualmente iría a la persona correcta. Sin embargo, esto no siempre es así, sobre todo cuando esa carta será enviada a alguien dentro de una empresa. Hay cientos de casos en los que un documento no ha llegado a las manos correctas y ha sido leído por las personas equivocadas.
Por consiguiente, es tu decisión incluir o no el destinatario, aunque si deseas ir a lo seguro, es una muy buena alternativa. Además, si te vas a dirigir a alguien importante dentro de una compañía, es una excelente idea que mencionas el cargo, incluso suprimiendo el nombre, porque así muestras más respeto y profesionalidad.
Sea como sea, tienes dos estilos: el inglés y el francés. En el estilo inglés debes alinear el texto a la izquierda, mientras que el francés alinea los datos del destinatario a la derecha, siendo este último el que más se está utilizando en la actualidad.
Fecha
Como en el caso anterior, lo más habitual es encontrar la fecha en el lado derecho del documento, y claro, siempre en la zona superior. Debe ir justo debajo del destinatario, pero no sólo tienes que incluir la fecha como tal, sino también el nombre de la ciudad o región desde la que se escribe la carta.
Evidentemente, si en el membrete ya se ha incluido la dirección, no es necesario que lo repitas en la fecha.
Encabezamiento
Esta es una frase bastante corta, que también se le conoce como el saludo. El encabezamiento está formado por algunas pocas palabras en las que muestras cortesía, respeto y un buen tratamiento para personal destinataria. Asimismo, siempre tienes que cerrar la frase con dos puntos.
Por ejemplo, puedes mirar nuestro artículo sobre cómo empezar una carta formal, en el que podrás obtener más información al respecto. De cualquier forma, dentro del ámbito laboral y formal, se estila comenzar la carta con una palabra simple y sencilla como estimado o estimada.
Otros ejemplos son los siguientes:
- Distinguido
- Distinguida
- Excelentísimo
- Vuestra excelencia
- Apreciado
- Apreciada
Hay que tener en cuenta que los tratamientos se regulan por varias normas protocolarias, sin olvidar que también existen fórmulas de cortesía. Debes analizar con mucho cuidado hacia quien vas a dirigir la carta para que no cometas el error, muchas veces sin que te des cuenta, de caer en el menosprecio o faltas de respeto.
Introducción
El propósito de la introducción es predisponer de buena manera al destinatario. Sería como la típica frase de romper el hielo, aunque claro, lo debes hacer de una forma muy suave, respetuosa y cordial, porque de lo contrario podrías generar un efecto negativo.
Tienes que esforzarte por crear un vínculo sociable y ameno. Por ejemplo, puedes mencionar que es un placer comunicarse con esa persona, que es todo un gusto o incluso agradecer de antemano el tiempo prestado.
Claro está, si serás portador de malas noticias, comienza con una frase de lamento sincero para mostrar empatía hacia el lector.
Y por último, te puedes saltar este paso si la carta no es formal, sino que será dirigida a una persona que ya conoces o con la que tienes mucha confianza.
Cuerpo del mensaje
Dejando claro todos los aspectos anteriores, es la hora de explayarse en lo que de verdad deseas transmitir en la carta. El cuerpo del mensaje es el enfoque central del documento en el que vas a dar respuesta a los motivos que tienes para escribir esa carta.
Es importante que incluyas todos los detalles que sean pertinentes y las ideas que conforman el asunto del documento. Esto aplica para solicitudes, agradecimientos, invitaciones, información, quejas, entre otros.
Como norma genérica, el cuerpo es la parte más larga de la estructura carta informal o formal. Además, una vez que hayas llegado a la parte final del contenido central de la carta, es bueno resumir todo con una frase más corta antes de pasar a la despedida.
Despedida
También se le conoce como cierre y es la parte de la carta en la que demuestras mayor cortesía. Hay que desear buenos deseos, despedirse cordialmente, ser afable y lo más amable posible, aunque claro, sin caer en exageraciones.
Casi siempre, la despedida implica verbos en tercera persona, en lugar de hablar en primera persona como lo harías en el cuerpo del documento. De la misma forma, es fundamental que seas breve, justo como en el encabezado.
Algunas frases interesantes a utilizar son las siguientes:
- Atentamente
- Saludos cordiales
- Se despide
- Le saluda
- Un atento saludo
Recuerda que puedes visitar nuestro artículo sobre cómo despedirse en una carta formal para obtener más información.
Firma
En casi todas las cartas, la firma es un detalle exquisito que le confiere mucho más gusto al documento. Se aplica tanto para cartas personales como para documentos formales, especialmente si son de ámbito comercial.
En este caso, puedes decidir si utilizar la letra de molde o la clásica firma de garabato, aunque esta última ha estado un poco en desuso en los últimos años. Esto se debe a que una firma legible es mucho más profesional y también complicada de falsificar.
Complementos en la estructura de carta formal
En las cartas existe lo que se conoce como secciones complementarias. Estas tienen el objetivo de añadir un contenido, comentario o párrafo final. Ahora bien, en muchos casos esto se usa como postdata, lo que no es para nada bien visto en una carta formal.
Ten en cuenta que la posdata se empleaba para añadir algo que se te había olvidado en la carta, pero no has querido volver a hacer todo el documento ni redactarlo para añadir esa información. Por consiguiente, es algo que aplica bastante bien para las cartas escritas a mano, pero no para un documento redactado en ordenador.
En un PC puedes editar el documento muy fácilmente sin la necesidad de empezarlo desde cero, así que si no añades esta información que consideras complementaria en el cuerpo de la carta, el receptor podría interpretar que has tenido falta de interés.
Plantilla de estructura de una carta formal
Ahora que ya sabes los parámetros básicos para redactar tu propia carta, es el momento de ponerte a trabajar. Nada más fácil que descargar una de las plantillas carta formal para que tengas un documento pulcro y que cause la mejor impresión desde el primer momento.
Es una plantilla que puedes personalizar a tu gusto y que está preparada para que simplemente sustituyas los datos del modelo por tu información personal.
